Drie gouden tips voor het managen van projecten

Scrum, Kanban, IPMA, Prince2, Waterval. Zo maar een greep uit de legio methodes om projecten uit te voeren.

Het zwaartepunt van bijna alle projectmanagementmethodes ligt bij controle; het controleren van je input, je output, de mogelijke risico’s en bijbehorende maatregelen. Zoveel controle dat het bijna lijkt alsof dát het belangrijkste is aan het project.

Ook in een project raakt de bedoeling van het geheel wel eens op de achtergrond. Net als in een organisatie. Zeker als je zo druk bent met allerlei projecten dat je van elkaar niet eens weet waar je mee bezig bent en wat het grote plaatje is.

Overigens zeg ik daarmee niet dat een grondige projectmanagementmethode slecht is. Het is toch wel heel handig om alle ins en outs vooraf in kaart gebracht te hebben als je bijvoorbeeld een kerncentrale bouwt of een ander mega groot project uitvoert.

Maar lang niet iedereen bouwt tegenwoordig nog kerncentrales. En juist voor heel veel andere projecten in kleinere organisaties, wordt vaak helemaal niet aan projectmanagement gedaan, omdat het zo ingewikkeld is. Of in ieder geval lijkt.

Laten we eerlijk zijn. De watervalmethode schrikt de meeste mensen af, ondanks de prachtige naam. Al die regeltjes, formats, vergadering hier, vergadering daar. En dat duurt maar, en duurt maar. Voordat het project afgerond is, ziet de wereld er heel anders uit. Kunnen we weer overnieuw beginnen. Dat is ook de reden dat veel organisaties overstappen naar ‘flexibelere’ vormen van projectmanagement als bijvoorbeeld Scrum.

Maar feitelijk zijn het allemaal hulpmiddelen, al worden methodes nog wel eens weggezet als een soort religie. Dat geldt ook voor één van mijn favoriete hulpmiddelen, Lego Serious Play. Maar het is slechts een middel en geen doel op zich. Soms heb je de waterval nodig, soms een wat beknoptere aanpak.

Dat brengt me bij tip 1.

1.      Stel vast wat je wilt bereiken met je project? Wat is je hogere doel met het project, oftewel je ‘project-WHY’? Dat is namelijk iets heel anders dan een resultaat.

Het klinkt heel logisch en vanzelfsprekend. Voordat je een project start, vraag je je af wat je beoogt met het project. Wat is de bedoeling? Waarom wil je dat doen? Stel je voor, je ontwikkelt software voor klanttevredenheidsonderzoek. Dat is niet je doel, maar een resultaat van je project. Het doel is dat je jouw klant wilt ondersteunen in het uitzetten van een optimale klantreis. Jouw software oplossing is een resultaat. Wanneer je weet wat je beoogt met het project en dit samen met het projectteam scherp hebt, dan kun je daar gedurende de looptijd van het project op terug grijpen.

2.      Betrek je (interne of externe) opdrachtgever én het projectteam al in de beginfase van het project.

En voorkom daarmee dat je niet goed begrepen hebt wat je opdrachtgever van je verlangt of dat het projectteam het gevoel krijgt dat het alsmaar dingen over de schutting gegooid krijgt. Je zult je verbazen over de creatiekracht in deze fase van het project, zowel van je opdrachtgever als je teamleden. Iedereen heeft een unieke perspectief op het project.

Het betrekken heeft dus niets te maken met draagvlak creëren. Oké , je krijgt draagvlak door mensen in je project te betrekken. Maar draagvlak creatie is hiervan het resultaat. Het doel is om ideeën te verzamelen om je project beter te maken. Dat is dus iets heel anders.

Het betrekken van mensen omdat je hun ideeën waardeert en nodig hebt, leidt tot een enthousiast projectteam. Een projectteam waarin energie stroomt en problemen verworden tot uitdagingen in plaats van onoverbrugbare barrières. Een projectteam waarin mensen zelf verantwoordelijkheid willen nemen over hun inbreng. Zie het dus als een oprechte kans om ideeën te verzamelen om het projectresultaat nog beter te maken en om als team fijn en effectief samen te werken. Lang leve co-creatie!

3.      Gebruik je gezonde boeren- en stadsverstand.

Het gros van de mensheid bezit over een grote dosis gezond verstand. Het is je innerlijke kompas dat zegt of iets goed of fout, nuttig is, of niet. Gebruik het. Vaar ermee. Stel je zelf bij iedere essentiële keuze die je moet maken in het project de vraag of het nodig én nuttig is. Is je antwoord op beiden ‘nee’, of ‘ja’ handel daarnaar.

Gebruik geen waterval als je af kunt met een A4-tje met daarop de belangrijkste aspecten van het project. Voor de meeste kleinere projecten is dat meer dan voldoende. Je kunt hier een stappenplan vinden waarmee je een eerste concept voor je project op papier kunt zetten.

Er zijn natuurlijk tal van andere tips om projecten beter uit te kunnen voeren. Mijn ervaring leert echter dat als je deze drie punten in ogenschouw neemt, projecten eenvoudiger uitvoerbaar worden. En vele malen leuker!

Mocht je er toch niet uitkomen, dan verzorg ik graag een praktische training. En dan neem ik mijn Lego mee, uiteraard!